Sådan foregår en ISO-certificering

Risikostyring og afvigelser

Risikostyring er en central del af alle ISO-standarder. Virksomheden skal identificere risici og vurdere, hvor der kan opstå problemer eller svagheder.

I ProcessManager Cloud håndteres risici og afvigelser direkte i systemet via et afvigelsesmodul. Når noget ikke går som planlagt, registreres afvigelsen via. computer, tablet eller mobil, hvor det også er muligt at tilføje/tage billeder som dokumentation. Når afvigelsen er oprettet, sendes den videre til den ansvarlige, som herefter følger op med bland andet root cause, risikostyring, korrigerende handlinger mm. På den måde bliver forbedringer en naturlig del af driften.

Risikostyring handler ikke om at fjerne alle risici, men om at kende dem og arbejde aktivt med dem.

Dokumenteret information uden tung administration

ISO kræver dokumenteret information. Det gælder både beskrivelser og registreringer. Mange virksomheder frygter, at det betyder meget papirarbejde.

Med et cloudbaseret ledelsessystem samles dokumentation ét sted. Politikker, mål, procedurer og risikovurderinger samt registreringer som kompetencer og målinger vedligeholdes løbende.

Ændringer i ledelsessystemet registres automatisk i en historiklog, med mulighed for at tilføje manuelle registreringer/beskrivelser i den interne logbog.

Implementering i hverdagen

Et ledelsessystem har kun værdi, hvis det bruges. Derfor er implementeringen afgørende.

ProcessManager Cloud er bygget til at være intuitivt. Medarbejdere kan navigere i systemet efter en kort introduktion. Redaktører og procesejere kan arbejde med systemet efter få timers oplæring.

Systemet fungerer på computer, tablet og mobil, hvilket gør det let at bruge i dagligdagen. Det skaber ejerskab og gør ISO til en integreret del af arbejdet.

Intern audit og ledelsens evaluering

Når ledelsessystemet har været i drift i minimum én måned, gennemføres intern audit. Her gennemgås systemet op imod ISO-kravene for at identificere forbedringsmuligheder og svagheder.

Resultatet samles i en rapport. Herefter udføres ledelsens evaluering, hvor ledelsen vurderer blandt andet målopfyldelse, risikostyring, ressourcer og resultater fra audit.

Disse trin dokumenteres direkte i ledelsessystemet og danner grundlag for den eksterne audit.

Ekstern audit og certificering

Ved ekstern audit gennemgår en uvildig certificeringsinstans ledelsessystemet. Processer, dokumentation og praksis vurderes på samme måde som ved intern audit.

Hvis der ikke konstateres væsentlige afvigelser, indstilles virksomheden til certificering, og ISO-certifikatet udstedes. ProcessManager Cloud gør det nemt at give auditøren adgang til relevant dokumentation og overblik.

Certificeringsperiode og re-certificering

En ISO-certificering gælder i tre år. Hvert år gennemføres et eksternt opfølgningsaudit, hvor dele af systemet gennemgås.

Efter tre år skal virksomheden re-certificeres. Her vurderes ledelsessystemet igen i sin helhed. Med et vedligeholdt ledelsessystem bliver re-certificeringen en naturlig forlængelse af det daglige arbejde.

ISO-certificering med det rette system

ISO-certificering bliver markant lettere med et ledelsessystem, der er bygget til formålet. ProcessManager Cloud understøtter hele forløbet – fra opbygning og drift til audit og re-certificering.

ISO er ikke et mål i sig selv. Det er et værktøj til bedre struktur, klarere processer og stærkere ledelse